Universiteit Leiden

nl en

Vacature

Afdelingssecretaresse

Vacaturenr.
18-443
Functie-categorie
Niet-wetenschappelijke functies
Omvang (fte)
0.8 fte
Extern/intern
Intern, Extern
Locatie
The Hague
Geplaatst op
30 oktober 2018
Sluitingsdatum
13 november 2018

Vacature gesloten

Het Instituut Bestuurskunde van de Faculteit Governance and Global Affairs in Den Haag zoekt ter uitbreiding een Afdelingssecretaresse (0.8 fte).
 

De werkzaamheden

Samen met twee ervaren collega’s vormt u het afdelingssecretariaat van het instituut Bestuurskunde en ondersteunt u in het bijzonder het instituutsbestuur en management.
U werkt nauw samen met de ondersteunende- en wetenschappelijke staf. Het instituut is gegroeid en in ontwikkeling. Voor deze nieuwe functie zoeken wij een vrolijke, doortastende collega die energie krijgt van snel schakelen en het werken aan oplossingen.

Naast de vaste werkzaamheden doen collega’s met uiteenlopende vragen een beroep op u en daarom is geen dag hetzelfde. Het is belangrijk dat u efficiënt, resultaatgericht en pragmatisch werkt. U zorgt op een plezierige manier voor overzicht, kunt prioriteiten stellen en bent praktisch. U signaleert snel hoe u collega’s kunt helpen en neemt initiatief. U bent contactpersoon voor medewerkers en bezoekers en werkt zowel zelfstandig als in een team. Deze functie is voor 4 dagen per week, waarvan de vrijdag een must is.

  • Secretariële en administratieve ondersteuning, agendabeheer van de wetenschappelijk directeur & hoogleraren; afhandelen van e-mail/post, archiveren, telefonische vragen en boeken van reizen;
  • Facilitaire zaken zoals werkplekbeheer, regelen vergaderruimten en catering, bestellen van bureauartikelen, IT en logistiek;
  • Eerste aanspreekpunt medewerkers en bezoekers, doorverwijzen en uitzetten van diverse verzoeken, procesbewaking;
  • Ondersteuning financiën en P&O zaken o.a. het in opdracht voorbereiden van kostenramingen en offertebeheer; uitvoering van het administratieve aanstellingsproces, voorbereiden komst en ontvangst nieuwe medewerkers;
  • Vergaderingen coördineren en notuleren; voorbereiden en organiseren van (interne) bijeenkomsten;
  • Overname van diverse taken van collega secretaresses bij afwezigheid o.a. bijhouden informatievoorziening, twitter en content website instituut.

Uw profiel

  • MBO werk- en denkniveau met minimaal 4 jaar werkervaring in een soortgelijke functie;
  • Aantoonbare administratieve en organisatorische vaardigheden;
  • Goede communicatieve en verbindende vaardigheden, organisatie sensitief;
  • Uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal;
  • Oplossingsgericht, initiatiefrijk en een dienstverlenende werkhouding zonder de prioriteiten uit het oog te verliezen;
  • In staat om bij ad-hoc vragen toch het overzicht te behouden en onder druk professioneel te blijven;
  • Ruime beheersing van het Office pakket (Outlook, Word & Excel), handig met systemen en online applicaties.

Beschrijving faculteit/instituut

Het Instituut Bestuurskunde van de Faculteit Governance and Global Affairs is sinds 2012 gevestigd in Den Haag, centraal tussen internationale en lokale instituties van openbaar bestuur. Het is een bloeiend onderzoeks- en onderwijsinstituut van ca. 90 medewerkers en 1200 studenten met een solide internationaal en academisch profiel. Onze wetenschappers zijn betrokken bij onderzoeksprojecten en onderwijsprogramma’s binnen en buiten de faculteit. Het instituut verzorgt een Nederlandstalige bacheloropleiding Bestuurskunde en twee masteropleidingen, Management van de Publieke Sector en Public Administration (Engelstalig).

Het instituut maakt deel uit van de Faculteit Governance and Global Affairs, één van de 7 faculteiten van de Universiteit Leiden. Geworteld in de academische traditie werken onze studenten en onderzoekers samen met nationale en internationale partners aan nieuwe inzichten en oplossingen voor hedendaagse vraagstukken op het snijvlak van politiek, bestuur en internationaal recht. 

Wij bieden

Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten, in eerste instantie voor de duur van een jaar. Een verlenging behoort tot de mogelijkheden, afhankelijk van behoefte, gebleken geschiktheid en beschikbare middelen. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 2.204,- en maximaal  € 2.975,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 7).

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof, sabbatical leave en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen.

Diversiteit

De Universiteit Leiden hecht groot belang aan diversiteit en verwelkomt daarom graag sollicitaties van mensen die nu in haar instelling ondervertegenwoordigd zijn.

Informatie

Voor meer informatie over de inhoud van deze functie kunt u contact opnemen met Instituutsmanager Wanda den Boer, telefoon 070 800 9400, e-mail w.den.boer@fgga.leidenuniv.nl.

Solliciteren

Sollicitaties voorzien van het vacaturenummer en vergezeld met een motivatiebrief en cv kunnen per e-mail worden ingezonden.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

#LAFL18

Deze website maakt gebruik van cookies. Meer informatie