Universiteit Leiden

nl en

Vacature

Secretaresse / Office manager

Vacaturenr.
Medical Delta
Functie-categorie
Niet-wetenschappelijke functies
Omvang (fte)
0.8-1.0 fte
Extern/intern
Intern, Extern
Geplaatst op
09 oktober 2018
Sluitingsdatum
19 oktober 2018
Let op
Deze vacature is bij een samenwerkingsverband van LDE

Vacature gesloten

Medical Delta is per 1 januari 2019 op zoek naar een ervaren secretaresse die de directie en het bestuur ondersteunt bij het tot stand brengen van de nieuwe organisatie en het geven van uitvoering ervan.
 

Functiebeschrijving

Je bent verantwoordelijk voor het uitvoeren van de secretariële en administratieve werkzaamheden voor het bestuur en de directie van Medical Delta. Dit doe je zodanig, dat deze in staat worden gesteld de eigen functie uit te voeren met een doelmatige en functionele aanwending van tijd en middelen. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het office management.

Kernactiviteiten van de functie zijn:

  • Het plannen en agenderen van complexe afspraken;
  • Registreren, ordenen en beheren van binnenkomende post/e-mail;
  • Bewerken, verwerken en opstellen van zakelijke correspondentie;
  • Documenteren en archiveren van informatie;
  • Organiseren en notuleren van vergaderingen en bijeenkomsten;
  • Uitvoeren van administratief ondersteunende werkzaamheden;
  • Fungeren als eerste aanspreekpunt voor de bedrijfsvoering (huisvesting, inkoop, ICT etc.);
  • Fungeren als eerste aanspreekpunt voor vragen van medewerkers en externen aan de leidinggevende/afdeling en beantwoorden van deze vragen of doorverwijzen;
  • Uitvoeren van inhoudelijke ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van de direct leidinggevende;
  • Organiseren van de logistiek en faciliteiten voor open of gesloten bijeenkomsten (events);
  • Coördineren van de door medewerkers van de afdeling uit te voeren werkzaamheden.

Functie eisen

Wij zoeken een ervaren collega die beschikt over HBO werk- en denkniveau. Hiernaast is minimaal 8 jaar aantoonbare werkervaring binnen de functie van secretaresse op hoog-bestuurlijk niveau een vereiste. Je staat stevig in je schoenen en schakelt adequaat en professioneel met de verschillende betrokken partijen. Hierbij is een flexibele werkhouding van belang; je zult gaan schakelen met contactpersonen vanuit verschillende (bedrijfs)culturen binnen het netwerk van Medical Delta. Hierbij kun jij je in de communicatie en houding gemakkelijk aanpassen richting de gesprekspartner. Je gaat secuur en accuraat te werk en hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel; het ontzorgen van anderen is hetgeen waar jij voldoening uit haalt. Je hebt van nature een onderzoekende werkhouding, waarbij je je snel nieuwe informatie eigen maakt. Je beschikt over goede kennis van Microsoft Office. Tenslotte beschik je over uitstekende schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, zowel in de Nederlandse als in de Engelse taal.

Medical Delta

Medical Delta brengt drie gerenommeerde universiteiten, twee universitair medische centra, hogescholen, overheden, bedrijven, zorginstellingen en andere partijen in Zuid-Holland samen. De missie van Medical Delta is om vanuit kennis en ondernemerschap een vitale samenleving te realiseren waarin zorginnovatie hoog op de agenda staat. Deze activiteiten vinden vooral plaats in en rondom de universiteitssteden Delft, Leiden en Rotterdam die internationaal een zeer sterke reputatie hebben op het gebied van life science & healthcare technology. Meer informatie kunt u vinden op http://www.medicaldelta.nl/.

Medical Delta 2.0

Om te komen tot duurzame technologische oplossingen voor de gezondheidszorg, wil Medical Delta het aanwezige potentieel in Zuid-Holland nog beter benutten. Met die ambitie gaat Medical Delta een nieuwe fase in.
In de komende vijf jaar vormt een breed wetenschappelijk programma de basis. In diverse onderzoeksgebieden combineren Medical Delta-hoogleraren en andere topwetenschappers uit Delft, Rotterdam en Leiden hun expertise om te komen tot verdere vooruitgang op het terrein van medische technologie. Door samenwerking met de vier hogescholen in de provincie, maar ook dankzij de betrokkenheid van zorginstellingen, bedrijven en de lokale en regionale overheid, wordt vanuit dat wetenschappelijke fundament de brug geslagen naar de toepassing in de praktijk. In de real-life setting van de Medical Delta Living Labs, kunnen zorginnovaties samen met eindgebruikers worden getest.
Bij het opstellen van de nieuwe strategie is ook ingezet op vereenvoudiging van de organisatie: Een tweehoofdig bestuur met een raad van toezicht dat zich laat adviseren door een wetenschappelijke raad en de lokale en regionale overheden. Hierbij zijn we per 1 januari 2019 op zoek naar een ervaren secretaresse die de directie en het bestuur ondersteunt bij het tot stand brengen van de nieuwe organisatie en het geven van uitvoering ervan.

Arbeidsvoorwaarden

Het betreft een functie voor 32-40 uur per week voor de duur van een jaar, hierbij is er sprake van een maand proeftijd. Het salaris is afhankelijk van kennis en ervaring met een maximum van € 3.796,- op basis van 40 uur per week. Naast uiteraard het vakantiegeld in mei, ontvang je in december een eindejaarsuitkering ter hoogte van 8,3%.

Informatie

Voor informatie over de sollicitatieprocedure en inhoudelijke vragen kun je contact opnemen met Anouk Verkerk van Delft Projectmanagement, e-mail dpm@tudelft.nl, telefoon 06 28 36 25 86.

Solliciteren

De sollicitatiebrief met cv kan tot en met 18 oktober 2018 worden gericht aan Anouk Verkerk per e-mail dpm@tudelft.nl.

Deze website maakt gebruik van cookies. Meer informatie