Universiteit Leiden

nl en

Vacature

Workshopcoördinator (tijdelijk)

Vacaturenr.
18-400
Functie-categorie
Niet-wetenschappelijke functies
Omvang (fte)
0.8-1.0 fte
Extern/intern
Intern, Extern
Locatie
Leiden
Type aanstelling
Tijdelijk
Geplaatst op
09 oktober 2018
Sluitingsdatum
23 oktober 2018

Nog 4 dagen om te solliciteren

De Faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen, Lorentz Center is op zoek – als vervanging voor de duur van 5 maanden - naar een Workshopcoördinator (0.8-1.0 fte).

De werkzaamheden

  • Contact onderhouden met  wetenschappelijke organisatoren en  workshopdeelnemers;
  • Coördineren van alle logistieke en facilitaire zaken, zoals het uitnodigen en registreren van deelnemers, het bijhouden van de workshop website, het reserveren van hotel en restaurants, en contact onderhouden met leveranciers;
  • Tijdens de workshopweek:  o.a. het ontvangen van deelnemers, het beantwoorden van vragen en contact onderhouden met diverse afdelingen binnen de universiteit (ICT, Catering, Financiën);
  • Verzorgen van correspondentie, voornamelijk in het Engels;
  • Administratief afhandelen van workshops, met behulp van een Conference Management System en het bewaken en afhandelen van de financiën;
  • Coördinatie van 12 tot 17 workshops tegelijkertijd, die elk in een verschillende fase van de organisatie zijn;
  • Overige voorkomende administratieve en organisatorische werkzaamheden voor specifieke projecten of voor het Lorentz Center als geheel.

Uw profiel

  • U bent een enthousiaste en representatieve collega met een proactieve, stressbestendige en probleemoplossende instelling;
  • U beschikt over goede sociale en communicatieve vaardigheden en bent servicegericht;
  • U kunt snel schakelen tussen verschillende werkzaamheden en u werkt accuraat;
  • U heeft affiniteit met het werken in een academische omgeving en u wilt meedenken over onze dienstverlening en de optimalisatie daarvan;
  • U beschikt over hbo werk- en denkniveau en aantoonbare ervaring met het organiseren van evenementen;
  • U heeft een uitstekende beheersing van de Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk, en u  heeft ruime ervaring  met gangbare software zoals MS Office, Adobe en Skype.

Beschrijving organisatie

De Faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen is een toonaangevende faculteit waarin medewerkers en studenten werken in een dynamische, internationale omgeving, waar persoonlijke en academische ontwikkeling hoog in het vaandel staan. Onze mensen worden gedreven door nieuwsgierigheid, om zo fundamentele kennis te vergroten en over grenzen heen te kijken. Voor de wetenschap, én om een bijdrage te leveren aan grote maatschappelijke uitdagingen van morgen.

Het onderzoek binnen de faculteit varieert van wiskunde, informatica, sterrenkunde, natuurkunde, scheikunde en bio-farmaceutische wetenschappen tot aan biologie en milieuwetenschappen en is belegd bij acht instituten. Die verzorgen tevens acht bachelor- en twaalf masteropleidingen. De faculteit is de afgelopen jaren sterk gegroeid en telt meer dan 1300 medewerkers en bijna 4000 studenten. We zijn gesitueerd in het hart van het Bio Science Park, één van Europa’s grootste scienceparken, waar universiteit en bedrijfsleven elkaar ontmoeten.

Het Lorentz Center is een workshopcentrum waar wekelijks internationale bijeenkomsten plaatsvinden voor groepen van  25 tot 55 wetenschappers, op twee verschillende locaties. Tijdens een workshop ontmoeten wetenschappers elkaar om in een open en stimulerende omgeving de ontwikkelingen in hun vakgebied te bespreken.

Het initiatief voor een workshop ligt bij de wetenschappers zelf. Het Lorentz Center begeleidt hen bij de voorbereidingen en neemt zoveel mogelijk organisatorisch en administratief werk uit handen, zodat de wetenschappers zich op de vakinhoudelijke kant van hun workshop kunnen richten. Iedere workshop heeft een eigen workshopcoördinator, die zelfstandig en in nauwe samenwerking met de wetenschappers de workshop organisatorisch voorbereidt en uitvoert.

Wij bieden

Het betreft een tijdelijke aanstelling ivm vervanging van een collega tijdens zwangerschapsverlof. Een veelzijdige functie in een hecht team van vijftien collega’s, met zes workshopcoördinatoren. Aanstelling vindt zo spoedig mogelijk plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten, voor de duur van 5 maanden. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 2.514,- en maximaal € 3.358,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 8).

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden.  Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof, sabbatical leave en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen.

Diversiteit

De Universiteit Leiden hecht groot belang aan diversiteit en verwelkomt daarom graag sollicitaties van mensen die nu in haar instelling ondervertegenwoordigd zijn.

Informatie

Nadere informatie kan worden opgevraagd bij  Anna Tudos, Instituutsmanager, telefoon 071-527 5405 of e-mail: tudos@lorentzcenter.nl.

Solliciteren

Herkent u uzelf in het bovenbeschreven profiel en bent u op zoek naar een leuke baan? Sollicitaties voorzien van het vacaturenummer en vergezeld met een motivatiebrief en cv, kunnen tot en met 23 oktober 2018 per e-mail worden gericht aan Eline van der Ploeg op vanderploeg@lorentzcenter.nl.

Bij ontvangst van uw motivatiebrief en cv worden de elementen die herleiden tot afkomst, leeftijd en geslacht geanonimiseerd. Dit gebeurt op een zorgvuldige manier zonder dat het leidt tot grote gaten in uw motivatiebrief en opgegeven werkervaring. Wanneer uw sollicitatie op basis van uw motivatie en relevante werkervaring wordt geselecteerd voor een gesprek, wordt uw cv vrijgegeven aan de selectiecommissie. De eerste sollicitatiegesprekken vinden plaats op 29 en 30 oktober.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld

Deze website maakt gebruik van cookies. Meer informatie