Universiteit Leiden

nl en

Vacature

Secretaresse

Vacaturenr.
18-328
Functie-categorie
Niet-wetenschappelijke functies
Omvang (fte)
0.8 fte
Extern/intern
Intern, Extern
Locatie
Leiden
Geplaatst op
07 augustus 2018
Sluitingsdatum
31 augustus 2018

Nog 11 dagen om te solliciteren

De Faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen zoekt voor de decaan van de faculteit een Secretaresse (0.8 fte)
 

De werkzaamheden

Wij zijn op zoek naar een enthousiaste en proactieve secretaresse ter versterking van ons team. U biedt met name secretariële ondersteuning aan de decaan van de faculteit. U beheert zijn complexe agenda, stelt prioriteiten, zorgt voor het voorbereiden van zijn vergaderingen, het regelen van dienstreizen en de ontvangst van (buitenlandse) gasten. U heeft ook algemene taken op het secretariaat zoals het beantwoorden van binnenkomende telefoongesprekken en het inplannen van vergaderingen en bijeenkomsten. U vervult samen met de collega-secretaresse - die de twee overige bestuursleden ondersteunt - een spilfunctie binnen een dynamische en professionele werkomgeving.
Samen bent u de rechterhand van de bestuursleden van de faculteit en biedt hen ondersteuning bij al hun werkzaamheden. U bent met de andere secretaresse het enthousiaste en goedgeïnformeerde gezicht van het bestuur naar de rest van de faculteit en buitenwereld en werkt op een collegiale manier samen. Hierbij worden eigen initiatief en inbreng zeer gewaardeerd. Bij afwezigheid van de collega neemt u haar taken over.

De belangrijkste werkzaamheden zijn:

  • Beheren van de e-mailboxen en (complexe) agenda van de decaan;
  • Leveren van inhoudelijke ondersteuning aan de decaan door het verzamelen van vergaderstukken, het bewerken van managementinformatie en opzoeken van gegevens;
  • Het te woord staan van interne en externe klanten (telefonisch en face-to-face) en doorverwijzen naar de juiste contactpersoon;
  • Verzorgen van correspondentie en verwerking van zowel de inkomende als de uitgaande post;
  • Begeleiden van personele zaken (invullen mutatieformulieren, planning jaargesprekken, begeleiden sollicitatieprocedures);
  • Organiseren van verschillende activiteiten zoals vergaderingen, cursussen, afstudeerbijeenkomsten, congressen, colloquia en recepties;
  • Verzorgen van ontvangsten van buitenlandse delegaties en andere evenementen.

Uw profiel

  • U beschikt over hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur op basis van een afgeronde secretaresseopleiding en uitgebreide ervaring met het Microsoft Office pakket;
  • U hebt minimaal 5 jaar ervaring als secretaresse, bij voorkeur in een kennisintensieve organisatie zoals een universiteit of academisch ziekenhuis;
  • U staat open voor nieuwe ontwikkelingen in het vakgebied;
  • We verwachten dat u op een proactieve en flexibele manier kunt meedenken, werk ziet liggen en oppakt, en zelfstandig dossiers kunt afhandelen;
  • Organisatorische kwaliteiten, improvisatietalent en stressbestendigheid zijn een must;
  • Daarnaast gaan we ervan uit dat u nauwkeurig en discreet werkt. Een goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Engelse taal is onontbeerlijk.

Beschrijving organisatie

De Faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen is een toonaangevende faculteit waarin medewerkers en studenten werken in een dynamische en internationale omgeving, waar persoonlijke en academische ontwikkeling hoog in het vaandel staan. Onze mensen worden gedreven door nieuwsgierigheid, om zo fundamentele kennis te vergroten en over grenzen heen te kijken. Voor de wetenschap, én om een bijdrage te leveren aan grote maatschappelijke uitdagingen van morgen.
Het onderzoek binnen de faculteit varieert van wiskunde, informatica, sterrenkunde, natuurkunde, scheikunde en biofarmaceutische wetenschappen tot aan biologie en milieuwetenschappen en is belegd bij acht instituten. Die verzorgen tevens acht bachelor- en dertien masteropleidingen. De faculteit is de afgelopen jaren sterk gegroeid en telt meer dan 1.300 medewerkers en ruim 4.000 studenten. We zijn gelegen in het hart van het Bio Science Park, één van Europa’s grootste scienceparken, waar universiteit en bedrijfsleven elkaar ontmoeten.

Het faculteitsbureau biedt managementondersteuning aan het faculteitsbestuur. Het bureau bestaat uit twee secretaresses, drie secretarissen (op het gebied van academische zaken en bestuurlijke zaken), twee beleidsmedewerkers onderzoek en een informatiemanager. Het faculteitsbestuur bestaat uit de decaan, een portefeuillehouder onderwijs, een directeur bedrijfsvoering en een student-lid.

Wij bieden

Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten, in eerste instantie voor de duur van een jaar. Een verlenging van het dienstverband behoort tot de mogelijkheden, met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 2.514,- en maximaal € 3.358, - bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 8).

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden.  Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof, sabbatical leave en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. 

Diversiteit

De Universiteit Leiden hecht groot belang aan diversiteit en verwelkomt daarom graag sollicitaties van mensen die nu in haar instelling ondervertegenwoordigd zijn.

Informatie

Voor meer informatie over deze vacature kunt u contact opnemen met Dirkje Schinkelshoek, directeur bedrijfsvoering.
Zie ook “Nadere informatie”.

Solliciteren

Om te solliciteren op deze vacature kunt u een e-mail sturen aan Dirkje Schinkelshoek.
Vermeld het vacaturenummer in het onderwerp van uw e-mail, en voeg uw cv en motivatiebrief toe.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld

Deze website maakt gebruik van cookies. Meer informatie