Universiteit Leiden

nl en

Vacature

Informatiebeheerder / Functioneel Beheerder Vastgoedinformatie

Vacaturenr.
18-253
Functie-categorie
Niet-wetenschappelijke functies
Omvang (fte)
1.0 fte
Extern/intern
Intern, Extern
Locatie
Leiden
Geplaatst op
12 juni 2018
Sluitingsdatum
03 juli 2018

Nog 8 dagen om te solliciteren

De Universiteit Leiden groeit en investeert continu in haar vastgoedportefeuille van in totaal 400.000 m2 BVO verdeeld over 50 gebouwen. Binnen het Vastgoedbedrijf van de universiteit is het team Informatiebeheer hét loket voor alle informatievragen ten aanzien van gebouwen, ruimten en technische tekeningen en documentatie. Het werkpakket is fors gegroeid en de rol van het Informatiebeheer verschuift. Wij zijn daarom op zoek naar een Informatiebeheerder / Functioneel Beheerder Vastgoedinformatie (1.0 fte).

 

De werkzaamheden

De Informatiebeheerder / Functioneel Beheerder, die wij zoeken, krijgt 2 aandachtsgebieden: het digitale documentenbestand (ca 70%) en het functioneel beheer van vastgoed-informatie-systemen (ca 30%).

De Informatiebeheerders zijn actief op het brede terrein van beheer van en advisering over de (technische) informatie en documentatie van de gebouwen, de installaties en de terreinen van de Universiteit Leiden. Het taakgebied van de Informatiebeheerder (indicatief circa 70% van de functie) bevat onder andere de volgende werkzaamheden en aandachtsgebieden:

  • Het archiveren, opzoeken, uitgeven en innemen diverse beheerdocumenten;
  • Het beheren van het digitale gebouwdossier, zowel vanuit beheers-aspecten als vanuit verplichtingen vanuit wet- en regelgeving;
  • Het beheren van ruimte- en gebouwgegevens, kadastrale gegevens etc.;
  • Het ondersteunen van projectleiders bij het beheer van projectdossiers;
  • Het maken van rapportages en overzichten op het gebied van technische- en ruimte-informatie;
  • Ontwikkelen en beheren van protocollen en beheerprocedures;
  • Ondersteunen bij en toelichting geven op het gebruik van protocollen en beheerprocedures;
  • Adviseren in het gebruik van technische informatie en documentatie binnen de eigen organisatie;
  • Deelname aan ontwikkelingen op informatiegebied, zoals gebruik van BIM in beheer en van Revit;
  • Bijdragen aan en bewaken van het informatiemanagementplan;
  • Initiëren en aansturen van en/of deelnemen aan projecten in het kader van de uitvoering van het informatiemanagementplan;
  • Plaatsvervangend teamleider en mede-coördineren van de werkzaamheden van de afdeling;

Het taakgebied Functioneel beheerder Vg-systemen (indicatief circa 30% van de functie) bestaat uit het beheren, in stand houden en bijwerken van deze systemen. Tot deze systemen behoren onder meer de beveiligings- en toegangscontrolesystemen van de universiteit. De functioneel beheerder zorgt ervoor dat het beleid rondom deze systemen voldoet aan de gestelde eisen en ondersteunt in voorkomende gevallen het hoofd beveiliging bij uitvoerende taken. De belangrijkste taken van deze functie zijn:

  • Het verzorgen van beheer en onderhoud van de systemen;
  • Ondersteuning van de gebruikers van de systemen;
  • Opzetten en toewijzen van rapporten, menu’s en gebruikersrechten (autorisatiebeheer);
  • Opstellen rapportages en uitbrengen van advies;
  • Wijzigingenbeheer;
  • Identificeren, diagnosticeren en registreren van incidenten, om herhaling van deze verstoringen te voorkomen.

Uw profiel

  • Hbo werk- en denkniveau met minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare functie;
  • Bij voorkeur een technische achtergrond met affiniteit voor Bouwkunde;
  • Uitgebreide kennis van en ervaring met MS-office, AutoCAD, Revit en Document Management Systemen en Facility Management Systemen, met name Planon;
  • Kennis van relevante wet- en regelgeving ten aanzien van gebouwbeheer;
  • Op de hoogte van de laatste technologische ontwikkelen in de digitale informatie- en datavoorziening en in staat de verzamelde vastgoedinformatie gestructureerd te verwerken, te analyseren, te visualiseren en te borgen in de daarvoor geschikte informatiesystemen;
  • Sterk dienstverlenend ingesteld en vervult een ambassadeursrol in het gebruik van technische informatie en documentatie;
  • Nieuwsgierig en in het bezit van een goede antenne voor nieuwe ontwikkelingen en behoeften;
  • Zorgvuldig en nauwkeurig in het werk, waarbij de juiste balans wordt bewaakt tussen kwaliteit en verwerkingssnelheid;
  • Zoekt van nature afstemming en samenwerking met collega’s, zowel binnen het team als daarbuiten;
  • Kan goed schakelen tussen ad hoc werkzaamheden met hoge urgentie enerzijds en geplande lange termijn werkzaamheden anderzijds;
  • Andere relevante kerncompetenties voor deze functies zijn: klant- en resultaatgericht; hands-on mentaliteit, mondelinge communicatie, schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid, analytisch vermogen, creatief, voortgang bewaken;
  • Relevante werkervaring bij een grote organisatie in de publieke sector is een pre;
  • Ervaring met projectmatig werken en ervaring met ITIL/BIZZL is een pre.

Beschrijving organisatie

De Universiteit Leiden is eigenaar van een omvangrijke vastgoedportefeuille, verspreid over onze drie campussen Binnenstad Leiden, Bio Science Park Leiden en Den Haag. De ambities van de universiteit zijn hoog. Het Expertisecentrum Vastgoed ondersteunt deze ambities door te zorgen voor goede huisvesting voor studenten en medewerkers. Dat gebeurt door middel van onderhoud, renovatie, restauratie en de realisatie van inspirerende nieuwbouw.
Vastgoed valt als ondersteunende dienst direct onder het College van Bestuur. Het team Informatiebeheer is een van de vijf afdelingen. Het team Informatiebeheer is hét loket voor alle informatievragen ten aanzien van gebouwen, ruimten en technische tekeningen en documentatie, ter ondersteuning van de primaire processen van Vastgoed en andere onderdelen binnen de Universiteit, interne en externe informatie behoefte, wettelijke verplichtingen en regelgeving. Het werkpakket is fors gegroeid en de rol en invulling van het Informatiebeheer binnen Vastgoed verschuift van operationeel - uitvoerend naar tactisch - adviserend.
Vastgoed is een dynamische club van 40 vastgoedprofessionals, met op de werkvloer een hechte informele sfeer. Vastgoed is een slank ingerichte organisatie, dat betekent hard werken en keuzes maken, maar tegelijkertijd ook een grote invloedssfeer en veel vrijheden op het gebied van het inrichten van de werkweek en het takenpakket. Vastgoed is een lerende organisatie, waarbij medewerkers zelf ook ruim de mogelijkheden krijgen om hun kennis en kunde door middel van opleidingen, trainingen, cursussen, etc. te blijven ontwikkelen.

Wij bieden

Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten, in eerste instantie voor de duur van een jaar. Een verlenging behoort tot de mogelijkheden, afhankelijk van gebleken geschiktheid. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 2.588,- en maximaal € 4.084,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 10).

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof, sabbatical leave en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen.

VOG
In de dagelijkse werkzaamheden krijgt u te maken met vertrouwelijke informatie. Voor deze functie vragen wij om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Deze verklaring is verkrijgbaar bij de afdeling Burgerzaken van de gemeente waar u staat ingeschreven. De kosten hiervoor worden vergoed.

Diversiteit

De Universiteit Leiden hecht groot belang aan diversiteit en verwelkomt daarom graag sollicitaties van mensen die nu in haar instelling ondervertegenwoordigd zijn.

Informatie

Voor meer informatie over deze vacature kunt u terecht bij R.J. Boom, teamleider Informatiemanagement Vastgoedbedrijf Universiteit Leiden.
Zie ook “Nadere informatie”.

Solliciteren

Sollicitaties voorzien van het vacaturenummer en vergezeld van een motivatiebrief en cv kunnen per e-mail worden ingezonden.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Deze website maakt gebruik van cookies. Meer informatie