Universiteit Leiden

nl en

Vacature

Ambtelijk secretaris van de examencommissie

Vacaturenr.
18-172
Functie-categorie
Niet-wetenschappelijke functies
Omvang (fte)
0.8-1.0 fte
Extern/intern
Intern, Extern
Locatie
Leiden
Geplaatst op
08 mei 2018
Sluitingsdatum
25 mei 2018

Nog 5 dagen om te solliciteren

Bij de Faculteit Geesteswetenschappen, dienst Onderwijs- en Studentzaken, voor de afdeling Studiecoördinatie & Commissieondersteuning zijn wij op korte termijn op zoek naar een enthousiaste Ambtelijk secretaris van de examencommissie (0.8-1.0 fte).

 

De werkzaamheden

  • Voorbereiden, ondersteunen, en afwikkelen van de besluitvorming van examencommissies, met inbegrip van de schriftelijke neerslag hiervan;
  • Procedurele en juridische advisering van examencommissies;
  • Ontwikkelen, actueel houden en bewaken van de jaaragenda van examencommissies en voorbereiding van hun jaarverslag;
  • Beheer van het archief van de commissie;
  • In samenspraak met andere belanghebbenden structureren en standaardiseren van werkprocessen waarin examencommissies een rol spelen en de implementatie hiervan voor wat de rol van die commissies betreft;
  • Bijdragen aan algemeen ondersteunende activiteiten voor examencommissies, zoals de introductie van nieuwe commissieleden, het geregeld overleg van faculteitsbestuur met examencommissies, enz.

Uw profiel

  • Minimaal afgeronde HBO opleiding. Een juridische opleiding of een geesteswetenschappelijke opleiding is een pré;
  • Actuele ervaring in de ondersteuning van bestuurlijke gremia, bij voorkeur in de context van een onderwijsorganisatie strekt tot aanbeveling;
  • Bekendheid met procedurele en juridische kaders voor het universitair onderwijs, dan wel de bereidheid zich deze op korte termijn eigen te maken;
  • Gevoelig voor de bestuurlijk-universitaire verhoudingen;
  • Projectmanagementvaardigheden, inclusief het vermogen overzicht te houden en gestructureerd en planmatig te werken;
  • Vaardigheid om complexe casuïstiek te analyseren en te vertalen in concrete voorstellen voor de examencommissies;
  • Goede communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling, in het Nederlands en Engels;
  • Dienstverlenende en klantgerichte instelling;
  • U beschikt voorts over een samenwerkings- en resultaatgerichte houding, heeft doorzettingsvermogen en organisatiesensitiviteit.

Beschrijving faculteit/afdeling

De Faculteit Geesteswetenschappen is rijk aan expertise op het terrein van de filosofie, geschiedenis, kunstgeschiedenis, kunsten, letterkunde, taalkunde, religiestudies en regiostudies van vrijwel de gehele wereld. Ons universitaire motto ‘In Leiden leer je de wereld kennen’ brengen wij dagelijks in praktijk met hoogwaardig onderwijs door gepassioneerde docenten en onderzoek van internationaal erkend hoog niveau. Hierin wordt de organisatie ondersteund door een professionele staf. Met 930 medewerkers verzorgt de faculteit 27 master- en 25 bacheloropleidingen voor ongeveer 7.000 studenten vanuit de vestigingen in het historisch hart van Leiden en de eigentijdse locatie in Den Haag.

De dienst Onderwijs- en Studentzaken (OSZ) is de verbindende schakel in de organisatie en ondersteuning van het onderwijs, optimaliseert de processen en professionaliseert de kwaliteitszorg van het onderwijs. De dienst OSZ bestaat uit drie afdelingen: Onderwijsadministratie & Ondersteuning, Studiecoördinatie & Commissieondersteuning en Onderwijsbeleid & Kwaliteitszorg.

De afdeling Studiecoördinatie & Commissieondersteuning verzorgt de individuele begeleiding van studenten op het gebied van de studievoortgang en –keuze;  de advisering en ondersteuning van opleidingen bij de onderwijslogistiek en onderwijsontwikkeling, en ondersteunt de relevante commissies van opleidingen, zoals opleidingscommissies, toelatingscommissies, examencommissies en opleidingsbesturen. Ook verzorgt de afdeling de ondersteuning op het terrein van internationalisering en career services.

De ambtelijk secretaris ondersteunt een aantal nader te bepalen examencommissies. Op dit moment zijn er in het team zes ambtelijk secretarissen, waarbij iedere ambtelijk secretaris één of meerdere commissies ondersteunt. De werkzaamheden zijn zo ingericht dat in voorkomende gevallen de ambtelijk secretarissen elkaars werkzaamheden kunnen waarnemen.

Wij bieden

Een interessante functie in een inspirerende, internationaal georiënteerde werkomgeving bij één van de grootste faculteiten van de Universiteit Leiden. Het betreft een tijdelijke aanstelling voor een jaar, conform de cao Nederlandse Universiteiten. Bij gebleken geschiktheid behoort een verlenging of een aanstelling in vaste dienst tot de mogelijkheden. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 2.709,- en maximaal € 4.084,- (schaal 9 of 10) bruto per maand bij een fulltime aanstelling.

Daarnaast kent de universiteit goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof , sabbatical leave en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. 

Diversiteit

De Universiteit Leiden hecht groot belang aan diversiteit en verwelkomt daarom graag sollicitaties van mensen die nu in haar instelling ondervertegenwoordigd zijn.

Informatie

Voor meer informatie over de inhoud van deze functie kunt u contact opnemen met drs. Gerhard Jan Nauta, hoofd van de Afdeling Studiecoördinatie & Commissieondersteuning.
Zie ook “Nadere informatie”.

Solliciteren

Stuur uw sollicitatie, vergezeld van een cv, op onder vermelding van het vacaturenummer via de button Solliciteren.