Universiteit Leiden

nl en

Congres/symposium

Gebondenheid in vertrouwelijkheid

  • Keynote speaker: prof.dr.mr. Kees Schuyt
Datum
15 februari 2018
Tijd
Bezoekadres
HUBSpot
Langegracht 70
2312 NV Leiden

Deze conferentie is erop gericht om samen na te denken, te discussiëren en te leren over wat er wel en niet van een vertrouwenspersoon mag worden verwacht. We zoeken eerst plenair de verbinding tussen de diverse vertrouwenspersonen onderling, in samenhang met hun directe academische werkomgeving. Daarna gaan we in kleinere groepen uiteen om per domein verdieping te zoeken die wenselijk leidt tot bruikbare bevindingen en in het bijzonder tot hoogkwalitatieve invulling van de rol van vertrouwenspersoon binnen de Universiteit Leiden. 

De conferentietaal is Nederlands.

Waarom deze conferentie?

Aan de Universiteit Leiden zijn op verschillende niveaus van de organisatie vertrouwenspersonen actief. Ze hebben  veelal een vrij algemene en beknopt omschreven taakopdracht: als aanspreekpunt fungeren wanneer er zich delicate kwesties voordoen die vragen om vertrouwelijke bespreking en advisering. Denk hierbij aan arbeidsconflicten, gevallen van seksuele intimidatie, beschuldigingen van onderzoeksfraude of  studiebegeleiding die in de ogen van een student tekort schiet. Soms lijkt de vertrouwenspersoon ook het voorportaal naar een breder samengestelde vertrouwelijke commissie.

Er lijkt er nog maar weinig duidelijkheid te bestaan over de onderlinge samenhang en afstemming tussen de Leidse vertrouwenspersonen onderling. Met regelmaat schuurt het binnen deelorganisaties wanneer er geen helder zicht bestaat op benodigde taken, rollen en skills op het moment dat gevoelige kwesties zich via een vertrouwenspersonen aandienen.

Keynote speaker: Kees Schuyt

Keynote speaker Kees Schuyt

 
Prof.dr.mr. Kees Schuyt is socioloog en jurist. Na zijn promotie werd hij hoogleraar Rechtssociologie aan de Katholieke Universiteit Nijmegen (tegenwoordig Radbouduniversiteit) en vervolgens hoogleraar Empirische Sociologie aan de Universiteiten van Leiden en Amsterdam. Ook was hij lid van de Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid en is hij momenteel lid van de Raad van State.

Binnen de bibliografie van Kees Schuyt zijn vele titels te vinden die verband houden met integriteit en morele vorming. Ook is hij tot eind 2014 voorzitter geweest van het Landelijk Orgaan Wetenschappelijke Integriteit en heeft hij van 2010 tot 2014 zitting gehad in de Raad van Toezicht van de Universiteit Leiden.

Website Kees Schuyt

Programma

 
Dagvoorzitter: Erik Peekel

13:00 - 13:30 Ontvangst, registratie, koffie en thee
 

13.30 - 13.40 Welkom en introductie

Door prof.dr.ir.drs. Hester Bijl, vice-rector magnificus

Dagvoorzitter Erik Peekel

13:40 - 14:25 Keynote speech: ‘Soep eet je met een vork’

Door prof. Kees Schuyt. Aan de hand van analogieën zal Kees Schuyt zijn uitvoerige kennis, kunde en ervaring op het vlak van wetenschappelijke integriteit systematisch doortrekken naar de verschillende aandachtsgebieden van de conferentie. Waar moet in alle vertrouwelijke gevallen en voorvallen op gelet worden en wat zijn de valkuilen?  Wat geldt als gemeenschappelijk binnen alle domeinen en waar zit het te maken onderscheid. Taken, rollen, informatie, communicatie, wie heeft er wanneer de regie?

14:25 - 14:45   Superbrainstorm (‘ijsbreker’)

Deelnemers krijgen onder leiding van dagvoorzitter Erik Peekel in kleine groepjes een vraagstuk voorgelegd. De beste ideeën deelt Erik Peekel tussendoor op wervelende en inspirerende wijze met de gehele groep.

14:45 - 15:00 Pauze
 

15: 00 - 16:00 Denktanks

‘Over het ontstaan van klachten en wat eraan gedaan kan worden’

De deelnemers splitsen zich op in groepen:

Door Marije Bedaux, Vertrouwenspersoon Personeelsaangelegenheden Universiteit Leiden

De universiteit als organisatie verkeert voortdurend in een staat van verandering. En de veranderingen gaan daarbij steeds sneller. Die toename van het tempo zorgt ervoor dat steeds meer mensen binnen de Universiteit Leiden moeite hebben met het verwerken ervan. Leidinggevenden weten daarbij soms ook even niet meer hoe ze de veranderingen moeten managen. Veranderingen veroorzaken nu eenmaal onrust en zetten contacten tussen mensen onder druk. Een belangrijk thema hierbij is het fenomeen ‘grens’.

Een grens bepaalt wie verantwoordelijk is en waarvoor. Bewust zijn van grenzen en effectief managen van grenzen (rol, taak of verantwoordelijkheid) is belangrijk om goed werk te kunnen doen.

Heb jij als medewerker ook moeite met het aangeven van grenzen op de werkvloer? Durf jij ook geen ‘nee’ te zeggen als er iets aan je word gevraagd wat niet gelegen komt? Ben jij ook iemand die steeds meer moeite heeft om al het werk te kunnen afleveren? Wat doe je als medewerker als er wordt gezegd dat hard werken de ‘cultuur’ van de afdeling of instelling is?

Tijdens deze denktank gaat de vertrouwenspersoon personele aangelegenheden Marije Bedaux in op de vraag wat de effecten zijn van een ‘grenzeloze’ afdeling of organisatie en hoe je een dergelijke situatie kan herkennen. Er zal tevens aandacht worden besteed aan tips om meer zelf de regie te nemen en om meer controle te krijgen over je werk. Er is ruimte voor dialoog en discussie over inzicht in de dynamiek binnen de Universiteit als organisatie.

Door Jan Maasen, Vertrouwenspersoon voor Personeelsaangelegenheden Universiteit Leiden

Vanuit wetenschappelijke hoek zijn in 2016 meer dan twee keer zoveel klachten bij de Vertrouwenspersonen voor Personeelsaangelegenheden ingediend als in het jaar ervoor. Waarom neemt het aantal vragen van wetenschappelijk personeel zo toe? Wat is er aan de hand? Zegt dit iets over het leiderschap binnen het wetenschappelijke domein of het eventuele gebrek daaraan? Wat maakt iemand tot een goede leidinggevende voor wetenschappelijk personeel en welke leiderschapsstijlen ‘schuren’ binnen een academische context? In welke mate is het adagium van kracht: ‘Leiding geven aan professionals’? Niet doen!’ (zie boek Mathieu Weggeman met gelijknamige titel uit 2007). En hoe verloopt de aansturing dan wel?
Op basis van de recente klachten vanuit de wetenschappelijke hoek ontstaat een beeld dat deze veelal zijn ingegeven door het ontbreken van adequaat verwachtingsmanagement en een weinig transparante besluitvorming waar het rechtspositie en in het bijzonder de bevordering van UD naar UHD betreft.

De denktank ‘onder professoren’ zal er daarom op gericht zijn om een kader te creëren waarbinnen deze problematiek binnen het wetenschappelijk domein beter bespreekbaar kan worden gemaakt en - idealiter - eerder te signaleren zodat juridische geschillen kunnen worden voorkomen.  Naar aanleiding van de bevindingen van deze denktank zal in eerste instantie in de kolom bedrijfsvoering – maar ook zeker binnen de bestuurlijke lijn - bezien worden op welke wijze een vertrouwensrol centraal of decentraal de huidige problematiek binnen het wetenschappelijk domein transparanter en inzichtelijker te maken.   

Door Eugène van der Heijden, Ombudsfunctionaris voor Studenten Universiteit Leiden

Van alle Nederlandse universiteiten worden bij de Universiteit Leiden de meeste bezwaar- en beroepzaken en klachten ingediend door studenten. Dat was de strekking van een bericht dat in 2016 in verschillende universiteitsbladen stond. Hoe is dit te verklaren, en wat zegt dit over ons?

Deze denktank wordt geleid door Eugène van der Heijden, sinds 2015 ombudsfunctionaris voor studenten in Leiden. Met studenten en medewerkers gaat hij in gesprek over mogelijke oorzaken én oplossingen voor dit hoge aantal klachten. Gaat er relatief meer mis bij de Universiteit Leiden, of zijn Leidse studenten sneller geneigd om een procedure op te starten als zij het ergens niet mee eens zijn? Mag hieruit geconcludeerd worden dat Leidse studenten minder vaak zelf een oplossing voor een probleem zoeken in het directe contact met de betreffende medewerker(s)? Bestaat er bij Leidse studenten wel voldoende vertrouwen in de medewerkers die zijn aangesteld om hen te begeleiden en te adviseren? En waarom geven vooral de internationale studenten er de voorkeur aan om een probleem aan te kaarten bij een instantie buiten de directe setting van de eigen opleiding of faculteit? Of zouden faculteiten en opleidingen (meer) eigen vertrouwenspersonen moeten benoemen?

Van der Heijden legt in deze sessie zijn oor te luisteren hoe de deelnemers aankijken tegen het klaaggedrag van de Leidse Student. In het bijzonder is hij geïnteresseerd op welke manier bij vooral internationale studenten het vertrouwen gewekt kan worden dat problemen binnen de opleiding zelf besproken kunnen worden. De uitkomsten van deze denktank zullen worden meegenomen ter bespreking met de portefeuillehouders onderwijs binnen de faculteitsbesturen.

Door Piet de Boer, (externe) Vertrouwenspersoon voor Ongewenst Gedrag Universiteit Leiden

Bij nogal wat klachten en vragen van studenten en/of medewerkers die bij vertrouwenspersonen binnenkomen lijkt er sprake van onderlinge meningsverschillen die verder escaleren tot conflictueuze situaties. Hoe komt het dat deze meningsverschillen regelmatig uitmonden in hoogoplopende conflicten tot formele klachtenprocedures en zelfs juridische veldslagen aan toe?

Welke rol speelt algemene kennis over communicatie en conflicthantering, maar ook  kennis over de (in) formele mogelijkheden voor aanpak van de problemen?

Welke invloed hebben verschillen in macht en afhankelijkheid op de stappen die genomen (kunnen) worden?

Wat gebeurt als meningsverschillen of conflicten onder de tafel blijven? Als je een conflict eerder aanpakt is het dan gemakkelijker op te lossen?

Welke rol spelen schriftelijke en mondelinge communicatie en social media in het escalatieproces? Is er preventief iets te doen aan onnodige escalatie van meningsverschillen en conflicten?

Wie kunnen bemiddelen en wat kunnen vertrouwenspersonen betekenen hierin? Zijn zij eigenlijk wel snel te vinden en in te schakelen?

Deze denktank wordt geleid door Piet de Boer, sinds een jaar externe vertrouwenspersoon ongewenst gedrag en werkzaam ten behoeve van medewerkers en studenten van de Universiteit Leiden en het LUMC. Met studenten en medewerkers gaat hij het gesprek aan over mogelijke oorzaken van onnodige escalatie én mogelijke oplossingen hiervoor.

Hij wil graag horen hoe medewerkers en studenten aankijken tegen het proces van omgaan met meningsverschillen en conflicten en hoe het huidige beleid rondom het oplossen van conflicten en klachten ervaren wordt en/of verbeterd kan worden. 

De uitkomsten van deze denktank zullen worden voorgelegd worden aan faculteitsbesturen en het CvB ter overdenking en ter inspiratie

Door Charlotte de Roon (PhDoc) en Julia Heuritsch (LEO)

Tijdens hun promotietraject krijgen promovendi te maken met velerlei onzekerheden. De omvang van het onderzoek, de loopbaan na de promotie, verwachtingen vanuit de omgeving, de afhankelijkheidsrelatie met de promotor, lesgeven zonder ervaring, genoeg publiceren en de combinatie met het privéleven zijn enkele van de uitdagingen die promovendi kunnen tegenkomen tijdens het doen van een promotieonderzoek. In sommige gevallen worden problemen ervaren waar een promovendus zelf niet zomaar uit kan komen, zoals een te hoge werkdruk, een verstoring in de begeleidingsrelatie of psychische klachten. In zulke gevallen kan er behoefte zijn aan een onafhankelijk gesprekspartner. Een gesprekspartner waar op laagdrempelige en vertrouwelijke wijze mee gesproken kan worden. Maar om wat voor iemand gaat het hier precies? Een mentor of een vertrouwenspersoon? Iemand die op enige afstand staat van het onderzoeksinstituut van de promovendus? Iemand die kan doorverwijzen of bemiddelen? Met andere woorden: welke rol wordt er verwacht van een PhD vertrouwenspersoon wanneer we promovendi zo effectief mogelijk willen helpen? En hoe verhoudt deze zich tot de universitaire vertrouwenspersonen?

De uitkomsten van deze denktank kunnen als input dienen voor de graduate schools bij de inrichting van een veilige plek voor promovendi die problemen ervaren. Ook kunnen ze dienen ter inspiratie voor het CvB bij het ontwerpen van het promovendibeleid binnen onze universiteit. 

Door Maaike Mentink, directeur Winston & Partners.

Bij de vertrouwenspersonen komen mensen met allerhande vragen op het gebied van omgangsvormen, functioneringskwesties, integriteit etc. De reden is dat mensen er zelf niet uitkomen en hulp zoeken. De vertrouwenspersoon komt voor je het weet in het spervuur te liggen of neemt een rol die niet meer helemaal past. De vertrouwenspersoon gaat aan de slag om het probleem voor de ander op te lossen, of vindt dat de melder te weinig doet, of juist dat de veroorzaker van problemen  geen verantwoordelijkheid neemt. Of de vertrouwenspersoon heeft op de een of andere manier een werkrelatie met één van de betrokkenen en de vraag is of de eigen positie niet in het geding komt. Hoe pak je nu als vertrouwenspersoon je rol en wat helpt je dan?

Welke tools heeft een vertrouwenspersoon nodig om kwesties tegemoet te treden? Wat kan hij/zij om zich heen organiseren en welke tools zijn er dan nodig? Wat zijn de do’s  en don’ts?  Kortom; wat móet er in de gereedschapskist van de vertrouwenspersoon? En wat vraagt dit aan onderhoud? Wat is daarvoor nodig??

Deze denktank wordt geleid door Maaike Mentink, externe vertrouwenspersoon en arbeids- & organisatieadviseur bij Winston & Partners.

De uitkomsten van deze denktank zullen worden voorgelegd worden aan faculteitsbesturen en het College van Bestuur ter overdenking en ter inspiratie. 

16:00 - 16:30 Pitchen van de denktanks

Onder leiding van dagvoorzitter Erik Peekel (plenair)

16:30 - 16:45 Afsluitende groepsdiscussie

‘Wat heb je aan een vertrouwenspersoon?’

16:45 - 18:00 Borrel

Aanmelden

Meld u zich s.v.p. aan via het aanmeldformulier